[스크랩] 관리소장 숙지 사항
【 관리소장 숙지 사항 】
1. 경리 사고의 원인
1) 실무담당자의 문제
① 업무능력의 문제
② 경제적 형편
③ 가족 및 주변 상황
2) 관리소장을 포함한 결재권자의 문제
① 경리에 대한 지식 부족
② 직원들을 무조건 신뢰하는 경우
③ 묵인,동조,책임을 회피하는 경우
④ 직원관리가 안되는 경우 :오래 근무한 직원과 신임소장
3) 회계감사의 문제
① 장부감사의 수준이며 적발 감사 차원이 아님
② 회계감사 미실시
③ 회계감사에 대한 지식 부족과 시간 부족
2. 경리사고의 유형
1) 과실에 의한 경우
① 국민연금,의료보험,고용보험,갑근세 등 계산 착오 또는 지식 부족에 의한
과소/과대 부과하거나 과소/과대 공제에 의한 경우
② 퇴직금계산방법상의 오류:예수금,국민연금전환금 등을 공제안한 경우
③ 중앙난방의 경우 하/동절기 관리비 부과조정을 하고 회계처리를 잘못한
경우
④ 대표회의 결의 내용을 모르고 잘못 부과한 경우
⑤ 공사비를 별도부과 관리하는 경우
2) 고의에 의한 경우
① 현금 수납 중간 관리비, 승강기 사용료,연체세대 관리비, 시재금 사용 등
② 은행 출금 후 납부, 송금하지 않은 경우:공과금 (수도요금,전기요금,전산
관리비 등)
③ 같은 건으로 2회 출금하는 경우 (몇월분인지 명시 요함)
④ 자동이체 신청하고 다시 통장 출금 하는 경우
⑤ 중간 정산된 퇴직금을 지급하지 않는 경우
⑥ 퇴직금 계산시 입사일을 앞당겨 과대 출금하는 경우
⑦ 각종 예치금(장기수선충당,주차,퇴직 등)을 출금 후 대체 입금하지 않는 경우
⑧ 갑근세, 산재보험, 고용보험 등을 납부하지 않거나 일시납으로 출금한 후
분기 납부하는 경우
⑨ 공사 후 공사비를 출금하여 송금 지연하거나 적게 송금하는 경우
(10) 공사 후 공사비를 출금하여 송금 지연하거나 적게 송금하는 경우
(11) 별도 통장 관리하는 경우(중간 관리비, 검침수당,예치보증금, 대표회의비 등)
(12) 관리비 이중납부 유도 환급하여 본인에게 지급하지 않은 경우
(13) 예수금을 이중 인출하는 방법(급여 지급시 총액 인출, 납부시 재인출)
3. 공동주택관리령 3조 2항(회계감사) 삭제와 IMF로 인한 문제점
1) 급여 인하 ,직원 감원에 따른 문제: 업무 능력 부족, 업무과중에 따른 회계
처리의 확인 미흡 및 처리 지연에 따른 경이사고의 원인
2) 관리령 3조 2항 폐지 후 관리비 절약차원의 회계감사 미실시에 따라 당 회계
연도의 문제점이 계속 이월 누적되어 금액이 커지고 원인 파악이 안되는 문제
① 결국 관리소장과 관리회사의 부담이 증가하고 있음
② 해결 방법은 관리소장이 직접 경리 업무를 꼼꼼이 챙기는 방법뿐임
4. 결재 방법(사전 결재, 사후 결재)
1) 일일 결재
① 전출입 세대 발생시 중간 관리비, 승강기 사용료 등의 확인 결재
② 현금 시재금 확인
③ 큰 금액(사전 결재시 정확히 확인해야 됨)이 인출된 경우는 제대로 결재가
되었는지 당일 전표등의 증빙서류 확인 필요
2) 주간 결재
매주 일정 요일을 정하여 한 주 동안 발생한 전표와 증빙서류, 장부, 통장을
확인하고 작은 도장(마미인)을 수자 앞에 찍는다.
(숫자 뒤에는 경리 담당자 도장 찍어야 함)
3) 월간 결재
① 관리비 부과 내역서(안)이 작성 되면 확인 결재 후 대표회의 확인 결재를
받고 전산 업체에 이송한다.
② 합계잔액시산표, 대차대조표, 손익계산서, 각종 부속 명세서와 장부,
통장이 일치하는지 확인/싸인하고 재무 재표는 대표회의에 제출/설명하고
싸인을 받은 후 본사에 송부한다.
③ 이 때 미수 관리비를 정밀히 확인하여 3개월이상 연체 세대(동,호수,금액)
에 대해서는 세대별 연체원인,독촉 방법과 회수 대책을 강구하여 실시한 사항,
실시 예정사항을 관리소장이 직접 작성하여 첨부 시킨다.
4) 분기 결재
① 기 작성확정된 예산안(특히 일반관리비)과 비교하여 적절하게 부과되고
실행되고 있는지를 비교하고 차이가 발생하면 원인을 파악하여 대책을 수립
한다.
② 각종 충당금(수선,장기수선,퇴직,상여,감가상각)을 적정하게 부과, 적립
되고 있는지 확인한다.
③ 급여대장의 예수금이 적정한 요율에 의하여 공제, 납부되고 있는지를 확인
한다.
④ 미지급금(전기료, 수도료, 난방비, 공과금, 청소비 등 소독비) 용역대금,
공사대금 등에 대하여 미지급 확인을 실시한다.
⑤ 퇴직자가 있거나 촉탁근로자근로계약을 체결할 경우, 중간 정산을 하는
경우 세밀히 확인하고 (입사일, 평균임금, 예수금) 직접 직원 면담을 실시
한 후 지급한다.
5) 연간 결재
① 1년간 매월 관리비 부과액을 집계 비교한다.(전년대비)
② 재무재표, 장부 통장 등을 확인하고 회계감사 준비를 한다.
③ 장기수선충당금, 퇴직 충당금 등의 사용내역과 적립내용, 이자 수입의
명세서를 작성한다.
④ 각종 충당금의 확인 특히 감가 상각 충당금과 집기비품 계정을 확인하여
결산 정리 한다.(집기, 비품, 공기구 대장에 현 장부가 명시)
5. 사고 예방법(원인 제거, 정밀한 결재)
1) 직원 채용 면접시 각종 인사서류을 제출 받고 가족 관계, 신용관계 등을
철저히 검증 후 채용한다.
2) 관리소장 본인이 경리지식을 습득한다.
3) 사고유형을 염두에 두고 결재 방법에 따라 제때에 정확히 결재하고 문제
발생시 책임을 묻도록 한다.
4) 평상시 직원 관리를 신중히 한다.
① 퇴직금 지급 규정을 숙지하고 결산, 정리한다.
② 촉탁 채용시 입사시/퇴직시 면담을 실시한다.
③ 장기 근무한 직원들의 관리도 잊지 않아야 한다.
5) 큰 금액을 인출하는 경우 다른 직원 한명과 같이 은행에 가도록 한다.
① 특히 큰 금액은 당일 전표, 증빙 서류를 확인하여 결재한다.
② 사전 결재 시(출금전) 증빙서류인 고지서 등의 원본을 확인한다.
6) 용역업자, 공사 업자, 공과금 납부처에 입금 확인을 소장이 직접한다.
7) 직원 인수인계시 인계인수서를 문서로 작성토록 하고, 세밀한 검증 후
문제점 발생시 즉시 해결토록 통보한다(서면). 인수인계서를 보관한다.
8) 10만원 이상의 금액이 거래될 때는 무통장 입금을 통하여 송금함을
원칙으로 한다.